Запис Журналу

Запис журналу

Запис журналу — це запис, який робиться у головну книгу та вказує на задіяні рахунки.

Це багатоцільова транзакція, де можна вибрати дебетові та кредитові рахунки.

Усі типи бухгалтерських записів, окрім транзакцій продажу та покупки, виконуються за допомогою запису журналу. Запис журналу — це стандартна бухгалтерська операція, яка впливає на декілька рахунків, і сума дебетів дорівнює сумі кредитів. Запис журналу впливає на головну книгу.

Записи журналу можуть використовуватись для внесення витрат, початкових записів, протизаписів, банківських платежів, акцизних записів тощо. Наприклад, бронювання поточних витрат, прямих витрат, таких як паливо/транспорт, різних витрат, коригувальних записів та налаштувань суми рахунків-фактур.

Примітка: Починаючи з версії 13, ми ввели незмінну книгу, що змінює спосіб скасування бухгалтерських записів у ERPNext. Дізнатися більше.

Щоб отримати доступ до списку записів журналу, перейдіть до:

Домашня сторінка > Бухгалтерський облік > Головна книга > Запис журналу

1. Як створити запис журналу

1. Перейдіть до списку записів журналу, натисніть “Новий”.
2. Типовий тип запису буде “Запис журналу”. Це універсальний тип запису. Відвідайте розділ 3, щоб дізнатися більше про типи записів.
3. Ви можете змінити дату розміщення.
4. Розкрийте таблицю, виберіть рахунок, з якого буде дебетуватися сума.
5. Вищезазначені деталі також можна додати за допомогою шаблону запису журналу із поля “З шаблону”.
6. Виберіть тип та сторону, якщо це запис дебітора.
7. Додайте рядок, де сума буде кредитуватися.
8. Зауважте, що в кінці загальні суми дебету та кредиту мають б

ути однаковими. 9. Збережіть та подайте.

Фінансова книга: Ви можете розмістити цей запис у конкретній фінансовій книзі. Якщо це поле залишити порожнім, запис журналу з’явиться у всіх фінансових книгах. Це поле буде видимим лише в тому випадку, якщо у розділі “Фіксовані активи” головної карти компанії встановлено прапорець “Увімкнути фінансові книги”.

1.1 Швидке створення

При створенні запису журналу ви можете побачити кнопку Швидке створення у верхньому правому куті. Це спрощує процес створення запису журналу. Введіть суму, виберіть рахунки, додайте примітку. Це автоматично заповнить таблицю “Бухгалтерські записи” обраними деталями.

2. Особливості

2.1 Бухгалтерські записи

1. Бухгалтерські розміри: Тут можна пов’язати Проект або Центр витрат для окремого відстеження витрат. Щоб дізнатися більше, відвідайте цю сторінку.
2. Номер банківського рахунку: Якщо ви додали Банківський рахунок, номер цього банківського рахунку буде вказано.
3. Тип посилання: Якщо цей бухгалтерський запис пов’язаний з іншою транзакцією, він може бути тут вказаний. Виберіть Тип посилання і конкретний документ. Наприклад, якщо ви створюєте запис журналу проти конкретного Рахунку-фактури. Пов’яжіть цей запис журналу з фактурою. Сума “неоплачена” цієї фактури буде змінена.
4. 

Документи, які можна вибрати у записі журналу під Типом посилання:

1. Рахунок-фактура на продаж
2. Рахунок-фактура на покупку
3. [[Запис журналу]]
4. Замовлення на продаж
5. Замовлення на покупку
6. Вимога на відшкодування витрат
7. Актив
8. Позика
9. Запис зарплати
10. Аванс співробітнику
11. Переоцінка валютних курсів
12. Зниження рахунків-фактур
13. Чи є авансом: Якщо це авансовий платіж від клієнта, встановіть цю опцію в положення “Так”. Це корисно, коли ви пов’язали форму “Тип посилання” з цим записом журналу. Вибір “Так” пов’яже цей запис журналу з транзакцією, обраною у полі “Назва посилання”. Щоб дізнатися більше, відвідайте сторінку Внесення авансових платежів.
14. Примітки користувача: В цьому полі можна додати будь-які додаткові примітки про запис.

2.2 Скасування запису журналу

У будь-якому поданому запису журналу є спеціальна кнопка для скасування запису журналу. Натиснувши кнопку “Скасувати запис журналу”, система створює новий запис журналу, реверсуючи дебетові та кредитові суми по відповідних рахунках.

2.3 Запис різниці

”Різниця” — це різниця, яка залишається після сумування всіх дебетових та кредитових сум.

Згідно з системою подвійного запису, загальна сума дебету повинна бути рівною загальній сумі кредиту.

Ця сума повинна бути нульовою, якщо запис журналу має бути “Поданим”. Якщо ця сума не є нульовою, ви можете натиснути на “Створити запис різниці”, і система автоматично додасть новий рядок з необхідною сумою, щоб загальна сума була нульовою. Виберіть рахунок для дебетування/кредитування та продовжуйте.

2.4 Посилання

Можна вручну ввести номер посилання та встановити дату посилання. Введення номера посилання тут супроводжується приміткою, наприклад:

Примітка: постачальник

Посилання №2321 від 30-09-2019 на суму ₹ 1,000.00 проти рахунку-фактури продажу ACC-SINV-2019-00064

У розділі посилань наступні поля можна ввести вручну, якщо рахунок був зареєстрований поза системою ERPNext. Це лише для довідкових цілей.

1. Номер рахунку
2. Дата рахунку
3. Дата сплати

2.5 Записи в різних валютах

Якщо обрані рахунки в різних валютах, встановіть прапорець “Багатовалютність”. Якщо цей прапорець не активовано, ви не зможете вибрати іноземні валюти в записі журналу. Це покаже різні валюти та відобразить “Курс обміну”. Щоб дізнатися більше, відвідайте сторінку Бухгалтерський облік у кількох валютах.

### 2.6 Шаблон запису журналу

З поля “За шаблоном”: Вибір опції в цьому полі завантажить деталі з шаблону запису журналу.

Це дозволить отримати та додати наступні деталі до запису:

1. Тип запису
2. Компанія
3. Серія
4. Рахунки в бухгалтерських записах
5. Чи є відкриттям

Дізнатися більше можна на сторінці Шаблон запису журналу.

2.7 Налаштування друку

Сплатити / Отримано від: Ім’я, введене тут, з’явиться в рахунку-фактурі продажу. Це корисно для друку чеків. Перейдіть у режим друку в записі журналу та виберіть “Формат друку чеків”.

Заголовок

Ви можете друкувати свій запис журналу на фірмовому бланку вашої компанії. Дізнатися більше можна тут.

Заголовки друку

Записи журналу також можуть мати різні назви для друку. Це можна зробити, вибравши Заголовок друку. Щоб створити нові заголовки друку, перейдіть до:

Домашня сторінка > Налаштування > Друк > Заголовок друку

Прочитайте Заголовки друку, щоб дізнатися більше.

2.7 Додаткова інформація

1. Спосіб оплати: Чи була оплата здійснена за допомогою банківського переказу, банківського траста, кредитної картки, чеку або готівки. Також можна створити нові способи оплати. Якщо в способі оплати встановлено банківський рахунок, він буде автоматично вказаний при виборі способу оплати.
2. Чи є відкриттям: Якщо запис журналу є записом відкриття, це поле буде встановлено як “Так”. Щоб дізнатися більше, відвідайте сторінку Баланс відкриття.
3. За шаблоном: Коли вибрано шаблон, таблиця “Бухгалтерські записи” спочатку буде очищена перед завантаженням рахунків із шаблону. Після цього ви можете додати інші записи рахунків.

3. Типи записів журналу

Давайте розглянемо деякі звичайні бухгалтерські записи, які можна здійснити через запис журналу в ERPNext.

3.1 Запис журналу

Це універсальний тип запису, який можна використовувати для різних цілей. Розглянемо кілька прикладів.

Витрати (без накопичення)

Часто може не бути необхідності накопичувати витрати, але їх можна безпосередньо бронювати на рахунок витрат після оплати. Наприклад, добові або рахунок за телефон. Ви можете безпосередньо дебетувати рахунок витрат, такий як Витрати на телефон (замість вашої телефонної компанії), і кредитувати ваш банк після оплати.

1. Дебет: Рахунок витрат (наприклад, витрати на телефон).
2. Кредит: Банківський або готівковий рахунок.

Кредитування зарплат

Для кредитування зарплат співробітникам використовується тип ‘Запис журналу’. В цьому випадку:

1. Дебет: Компоненти зарплати.
2. Кредит: Банківський рахунок.

3.2 Міжкомпанійський запис журналу

Якщо транзакція відбувається між материнською і дочірньою компанією, сестринськими компаніями або двома компаніями, що належать до однієї групи, цей варіант може бути використаний для здійснення міжкомпанійського запису журналу.

Щоб дізнатися більше, відвідайте сторінку Міжкомпанійський запис журналу.

3.3 Банківський запис

Використовуйте цей тип, коли здійснюєте або отримуєте платіж за допомогою [[Банківський рахунок]]] Наприклад, оплата розважальних витрат тощо за допомогою банківського рахунку компанії.

3.4 Готівковий запис

Це такий же, як ‘Банківський запис’, але платіж здійснюється через готівковий рахунок.

3.5 Запис за кредитною карткою

Цей тип запису дозволяє легко ідентифікувати всі записи за кредитними картками.

3.6 Дебетове повідомлення

Це документ, який надсилається клієнтом (вашою компанією) постачальнику (вашому постачальнику) при поверненні товарів/предметів.

Ви також можете створити дебетове повідомлення безпосередньо з рахунка-фактури на покупку.

”Дебетове повідомлення” створюється для постачальника проти рахунка-фактури на покупку або приймається як кредитне повідомлення від постачальника, коли компанія повертає товари. Коли створюється дебетове повідомлення, компанія може або отримати платіж від постачальника, або нарахувати суму в іншому рахунку-фактурі.

1. Дебет: Рахунок постачальника.
2. Кредит: Рахунок повернення покупки.

Дізнатися більше можна на цій сторінці.

3.7 Кредитне повідомлення

Це документ, який надсилається постачальником клієнту при поверненні товарів/предметів.

”Кредитне повідомлення” створюється для клієнта проти рахунка-фактури на продаж, коли компанії потрібно скорегувати платіж за повернуті товари. Коли створюється кредитне повідомлення, продавець може або зробити платіж клієнту, або нарахувати суму в іншому рахунку-фактурі.

1. Дебет: Рахунок повернення продажу.
2. Кредит: Рахунок клієнта.

Дізнатися більше можна на цій сторінці.

Дебетове/кредитне повідомлення зазвичай видається на вартість повернутих товарів або меншу.

3.8 Контрагента запис

Контрагента запис робиться, коли транзакція проводиться в межах однієї компанії та включає:

1. Готівка до готівки
2. Банк до банку
3. Готівка до банку
4. Банк до готівки

Це використовується для реєстрації зняття або депозиту грошей з банківського рахунку. При використанні цього запису гроші не виходять з компанії, доки вони знову не будуть використані для оплати чогось.

3.9 Ввезення акцизу

Коли компанія купує товари у постачальника, вона сплачує акцизний збір цим товарам постачальнику. А коли компанія продає ці товари клієнтам, вона отримує акцизний збір. Компанія відраховує належний акцизний збір та вносить залишок до державного рахунку.

Коли компанія купує товари з акцизним збором:

1. Дебет: Рахунок покупки, Рахунок акцизного збору.
2. Кредит: Рахунок постачальника.

Коли компанія продає товари з акцизним збором:

1. Дебет: Рахунок клієнта.
2. Кредит: Рахунок продажу, Рахунок акцизного збору.

Примітка: Застосовується в Індії, може не застосовуватися у вашій країні. Будь ласка, перевірте регуляції вашої країни.

3.10 Списання або непогашені борги

Якщо ви списуєте рахунок-фактуру як непогашений борг, ви можете створити Журнал-ордер схожий на Платіж, але замість дебетування вашого банку, ви можете дебетувати Рахунок витрат під назвою Непогашені борги.

1. Дебет: Списані непогашені борги
2. Кредит: Клієнт

Примітка: У вашій країні можуть бути регуляції перед тим, як ви можете списати непогашені борги.

3.11 Відкриття запису

Цей запис корисний при переході з іншого програмного забезпечення на ERPNext у будь-який час року. Ваші непогашені рахунки, капітал та інше можуть бути записані в ERPNext за допомогою цього типу запису. Вибір типу витягне рахунки Балансу.

3.12 Амортизація

Амортизація — це коли ви списуєте певну вартість ваших активів як витрату. Наприклад, якщо у вас є комп’ютер, яким ви плануєте користуватися, скажімо, 5 років, ви можете розподілити його витрати за період і провести запис журналу в кінці кожного року, зменшуючи його вартість на певний відсоток.

1. Дебет: Амортизація (Витрати).
2. Кредит: Актив (рахунок, під яким ви зарезервували актив для амортизації).

Дізнатися більше можна на сторінці [Амортизація активів]

3.13 Переоцінка валютних курсів

Якщо ваша бухгалтерська книга містить рахунки у кількох валютах, запис журналу типу “Переоцінка валютних курсів” допомагає впоратися з цією ситуацією. Цей запис призначений для створення з форми переоцінки валютних курсів. Дізнатися більше можна на сторінці переоцінки валютних курсів.

4. Пов’язані теми

1. Міжкомпанійський запис журналу - Використовується для обліку транзакцій між компаніями, що входять до однієї групи.
2. Кредитне повідомлення - Документ, що видається при поверненні товарів або корекції рахунків.
3. Дебетове повідомлення - Використовується, коли компанія повертає товари постачальнику і отримує корекцію від них.
4. [[Рахунок-фактура продажу]] - Основний документ для запису продажів товарів та послуг.
5. Кнопка різниці записів - Допомагає вирівняти дебет та кредит у записах журналу, якщо вони не збалансовані.
6. [[Фінансова книга]] - Дозволяє вести розрахунки за різними фінансовими напрямками в межах компанії.