Index

Система обліку

Тепер, коли в компанії продажі та закупівлі відбуваються без проблем, ці операції також потребують належного обліку. Записи в усіх головних книгах, інформація про дебетові/кредитові проводки відповідних рахунків, відділів тощо. Раніше вони вносили записи вручну до програми бухгалтерського обліку, щоб підтримувати свої книги в актуальному стані. Однак це означало, що кожен запис потрібно було б робити на кількох платформах. Дублювання введення даних і відсутність автоматизації призводили до зниження продуктивності.

На щастя, після встановлення ERP інтеграція даних із різних джерел в обліковий модуль стала простішою, ніж будь-коли.

Навіщо використовувати ERP для бухгалтерського обліку?

Ведення бухгалтерського обліку – обов’язковий процес для кожного бізнесу. Проте підтримання актуальності бухгалтерських записів може бути трудомісткою та виснажливою роботою. За допомогою ERP ви можете повною мірою скористатися перевагами інтеграції. Усі відповідні дані про операції з інших модулів (наприклад, відділу кадрів, продажів, закупівель, складського обліку тощо) автоматично синхронізуватимуться з вашими обліковими даними. Це спрощує ведення бухгалтерії. Також значно зменшується ймовірність помилок. А оскільки всі ваші дані знаходяться в одному місці, ви можете отримати неймовірно деталізовані фінансові звіти, які містять більше, ніж лише базову інформацію.

Основні робочі процеси

Вступ до налаштування та обліку

З кожним модулем пов’язаний процес початкової настройки, який передбачає завантаження даних, налаштування параметрів тощо. Це стосується й облікового модуля, однак цей процес доволі складний. Перед тим, як рухатися далі, вам необхідно двічі перевірити всю інформацію про конфігурацію. Це впливатиме практично на кожну транзакцію, яку ви здійснюєте у системі, тому вкрай важливо проявити обачність.

Під час налаштування системи обліку ви зіткнетеся з багатьма поглибленими поняттями, тому давайте повторимо термінологію.

Налаштування компанії

[[Company]] Компанія – це юридична особа, утворена об’єднанням людей, які зібралися для ведення комерційної чи промислової діяльності. Сюди входять детальні відомості про структуру, сферу діяльності та налаштування за замовчуванням (наприклад, стандартний фінансовий облік, фірмовий бланк, список вихідних днів, типові робочі години, умови та положення, країна, податковий номер, різноманітні рахунки тощо).

Це надзвичайно комплексна частина налаштування, і цьому є вагома причина – вона забезпечує роботу всіх інших частин облікового модуля відповідно до цих даних.

Вступний баланс

Вступний баланс – це залишок, який переноситься на початок звітного періоду з кінця попереднього звітного періоду. Якщо ви переходите на інше програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, вступний баланс – це перший запис, який ви зробите. Він містить детальну інформацію про ваші активи та зобов’язання, як ми обговорювали раніше.

Центр витрат

Центр витрат – це частина вашої організації, на яку можна віднести витрати чи дохід. Коли декілька центрів витрат позначено відповідними відсотками (коли різні центри витрат залежать один від одного), це створює розподілений центр витрат.

Наприклад, якщо центр витрат «В» і «С» залежать від центру витрат «А» на 20% і 80% відповідно, тоді ви можете позначити «А» як розподілений центр витрат. Це допомагає відображати доходи, витрати та бюджет «А» у «В» і «С» за відповідними відсотками.

Фінансовий рік

Фінансовий рік використовується для обліку та звітності про транзакції за рік. Різні країни мають різні стандарти фінансових років та сплати податків. Перед налаштуванням обов’язково перевірте відповідне законодавство країни вашої юрисдикції!

Обліковий період

Обліковий період визначає період, у якому фіксуються фінансові звіти. Зазвичай обліковий період вашої компанії збігатиметься з вашим фінансовим роком. Однак, на відміну від фінансового року, обліковий період також можна скоротити (наприклад, до місяця або фінансового кварталу). Встановлення облікового періоду корисне для підготовки регулярних звітів про фінансову діяльність для зовнішніх стейкхолдерів та внутрішнього використання.

План рахунків

Ми обговорювали план рахунків, розмовляючи про процес міграції даних, але ось коротке нагадування:

План рахунків – це загальний термін для назв рахунків компанії, які необхідні для бухгалтерського обліку. Це також спосіб класифікації бухгалтерських записів (здебільшого на основі законів, таких як податкові, нормативні тощо). План рахунків включає баланс, звіт про прибутки та збитки, головні книги та інші типи рахунків. Загальна структура вашого плану рахунків базується на системі бухгалтерського обліку з подвійним записом, яка є загальноприйнятим стандартом у всьому світі. Вона допомагає легко надавати вам детальні звіти (які ви, у свою чергу, можете надавати державним та податковим органам!).

По суті, це схема рахунків у вашій організації. (Ви будете імпортувати ці дані під час налаштування вашої ERP, і це також перший крок у створенні повноцінної бухгалтерської системи.) Існують різні типи рахунків, такі як рахунки балансу, рахунки прибутків і збитків, групи та бухгалтерські рахунки тощо, які ведуться під цим загальним поняттям.

та інші типи рахунків, які зберігаються під цим загальним поняттям.

Бухгалтерські проводки

Хороший спосіб зрозуміти, як функціонують бухгалтерські проводки, – це згадати третій закон руху Ньютона: кожна дія має рівну та протилежну реакцію. Використовуючи цю логіку, зрозуміло, що кожного разу, коли у вашій компанії відбувається якась транзакція, вона впливає щонайменше на два рахунки.

Давайте розглянемо приклад.

Якщо ви купуєте нове обладнання для свого виробничого підприємства, активи вашої компанії збільшуються на вартість обладнання. Це перший рахунок, на який впливає транзакція. Рівним і протилежним записом є те, що готівкові кошти вашої компанії зменшуються (оскільки вони були витрачені на придбання активу).

Ведення облікового модуля обертається навколо виставлення рахунків-фактур і транзакцій із ними.

Рахунок-фактура на продаж

Рахунки-фактури на продаж – це рахунки, які ви надсилаєте своїм клієнтам за надані товари та послуги. Це рушійна сила доходів вашої компанії. Наявність модуля ERP для продажів значно допомагає у веденні рахунків-фактур на продаж.

Рахунок-фактура на купівлю

Рахунки, які ви отримуєте від своїх постачальників на замовлення на купівлю – це рахунки-фактури на купівлю. Хоча використання модуля ERP для закупівель дозволяє легко відстежувати їх.

Журнальні проводки

Інші бухгалтерські проводки, такі як платежі, кредити тощо, які відображаються в Головній книзі, називаються журнальними проводками. Вважайте це багатоцільовим інструментом, який гарантує, що кожна транзакція буде записана, незалежно від категорії, до якої вона належить.

Повернення і кредитування

Управління кредитами стає простішим завдяки використанню ERP. Ви можете видавати покупцям кредит-ноти на товари, які вони вам повернули. Ця сума може бути меншою або дорівнювати загальній сумі початкового замовлення.

Виділяючи покупцеві кредит, ви можете встановити кредитний ліміт, який визначає максимальну кількість товарів або послуг, які клієнт може отримати без попередньої оплати грошей. Це зазвичай використовується для покупців, які роблять великі й часті покупки у вашому бізнесі.

Банківські операції

Банківські операції включають транзакції, які ви здійснюєте за допомогою свого банківського рахунку. У системі ERP ви, як правило, можете використовувати інструмент узгодження банківських операцій, щоб зіставити виписки з вашої ERP з виписками банківського рахунку або додати журнальні проводки.

Збереження банківських рахунків вашої компанії, банківських рахунків постачальників і клієнтів тощо дозволяє записувати всі банківські транзакції для забезпечення точності бухгалтерського обліку.

Управління акціями

Управління акціями компанії може здійснюватися безпосередньо у вашій ERP-системі. Існує два ключові елементи:

• Створення акціонерів у системі
• Реєстрація (журналування) передачі акцій

Акціонером є будь-яка фізична особа, компанія чи інша установа, яка володіє принаймні однією акцією вашої компанії. Кожному акціонеру видається номер фоліо під час здійснення транзакції. Номер фоліо також служить унікальним ідентифікаційним номером або ідентифікатором, за допомогою якого можна вести облік операцій кожного акціонера. Для ведення звіту про всі транзакції, здійснені акціонером, у системі використовується спільна книга.

Передача акцій – це випуск, передача або придбання акцій компанії від однієї сторони до іншої. Ця зміна структури акцій компанії реєструється у вашій ERP за допомогою записів про передачу акцій.

Податки

Податки відіграють важливу роль у тому, як ви купуєте та продаєте. Це складний набір нюансів, але необхідний і неминучий. Ви можете уникнути необхідності налаштовувати податки для кожної транзакції, встановивши податкові правила та податкові категорії. Їх можна використовувати, щоб застосовувати податкові правила до транзакцій на основі різних критеріїв.

Ви також можете налаштувати категорії утримання податків для регіонів, де податок утримується за місцем виникнення та сплачується до державних органів. Це зазвичай називається ПДУС (скорочення від податку, утриманого у джерела виникнення доходу), у якому роботодавці відраховують податки з зарплат своїх працівників і безпосередньо сплачують суму до податкових органів. Однак ПДУС не обмежується лише заробітною платою. Цей механізм також може застосовуватися до транзакцій, здійснених із вашими постачальниками, залежно від угоди з ними.

Розглянемо також ПДВ (податок на додану вартість) і ПСБ (податок на товари та послуги). Більшість країн світу мають власні версії ПДВ – податку, який нараховується поетапно на основі ціни товару чи послуги на кожному етапі – від виробництва до розповсюдження, аж до кінцевого споживача.

Для оподаткування за окремими товарними позиціями ви можете створити шаблони товарного податку. Це корисно, якщо деякі з ваших товарів мають інші податкові ставки, ніж стандартна податкова ставка, оскільки це дозволяє призначати змінені податкові ставки певним товарам (або групі товарів). Потім, коли здійснюються транзакції з цими товарами, спеціальна податкова ставка замінює стандартну.

Залежно від вашого податкового законодавства, вам доведеться налаштувати податкові параметри певним чином. Обов’язково порадьтеся зі своїми бухгалтерами, щоб під час цього процесу не було допущено жодних помилок!

Бухгалтерська звітність

Кожен бухгалтер та член бухгалтерської групи потребує важливих звітів або виписок для підтримання фінансів бізнесу в належному порядку:

• Головна книга – це огляд усіх ваших бухгалтерських транзакцій. Це детальний звіт про всі транзакції, зафіксовані на кожному рахунку. Для кожної операції існує рахунок кредиту та дебету, які вона також включає. Думайте про це так: будь-яке переміщення грошей або будь-яка транзакція, яка відбувається, додається до Головної книги.
• Дебіторська та кредиторська заборгованість: Для відстеження непогашеної суми клієнтів і постачальників. Цей документ також надає аналіз старіння. Тобто розбиття непогашеної суми на основі періоду, протягом якого сума заборгованості є простроченою.
• Пробний баланс: Пробний баланс – це бухгалтерський звіт, у якому перелічено сальдо рахунків для всіх ваших рахунків («Головна книга» та «Група») протягом будь-якого заданого звітного періоду. Загальна мета створення пробного балансу полягає в тому, щоб переконатися, що записи в бухгалтерській системі компанії є математично правильними.
• Балансовий звіт: Балансовий звіт – це фінансовий звіт компанії, в якому зазначено активи, зобов’язання та власний капітал на певний момент часу. Ви можете запускати звіт протягом кількох років, щоб порівняти значення та проаналізувати своє фінансове становище.
• Звіт про рух грошових коштів: Звіт про рух грошових коштів – це фінансовий звіт, який показує надходження та вибуття готівкових коштів або їх еквівалентів для компанії. Він використовується для аналізу стану ліквідності компанії.
• Звіт про прибутки та збитки: Звіт про прибутки та збитки – це фінансовий звіт, що містить інформацію про всі доходи та витрати за певний період.
• Реєстр продажів і закупівель: Звіт про продажі та купівлі показує всі операції продажу та купівлі за певний період із сумою, виставленою до сплати, та відомостями про податки. У цьому звіті кожен податок має окремий стовпець, тому ви можете легко отримати загальну суму нарахованих/сплачених податків за період для кожного типу податку, що допомагає сплачувати податки до державних органів.

Це чудові інструменти в арсеналі кожного бухгалтера. Вони дозволяють відстежувати доходи, вести детальний документальний слід, мати підсумки витрат, аналізувати фінансову інформацію, виявляти грошові тенденції та моделі, а також створювати аудитний слід, якщо це необхідно.

Прогрес у бухгалтерському обліку

Хоча не існує конкретного «робочого процесу» для управління бухгалтерським обліком, усі різні компоненти нещодавно налаштованого модуля бухгалтерського обліку надають бухгалтерам компанії значно більший контроль над їхніми операціями. Це багато в чому пов’язано з централізацією даних у різних департаментах. Система подвійного запису знижує ймовірність пропуску або суперечливих записів даних, завдяки чому спостерігається значне зменшення бухгалтерських помилок.

Крім того, звіти, отримані на основі таких повних даних, дозволяють бухгалтерам відстежувати свої операції, грошові потоки, доходи тощо. Це не лише допомагає бухгалтерській команді отримати набагато більше інформації про сильні та слабкі сторони бізнесу, а ще прогнозувати грошові потоки, передбачати доходи та встановлювати реалістичний бюджет на майбутній звітний період.